Leistungsbeschreibung: Wie aus einer gewachsenen Lösung prüfbare Anforderungen werden

Eine Leistungsbeschreibung legt fest, was ein Auftragnehmer liefern soll und woran sich die Lieferung messen lässt. Im Werkvertrag bestimmt sie die vereinbarte Beschaffenheit und damit, was bei der Abnahme geprüft wird und was später als Mangel gilt. Sie ist Vertragsanlage, kein Vorabkonzept, das nach der Unterschrift an Bedeutung verliert.

Was ist eine Leistungsbeschreibung?

Das Gesetz schreibt weder Form noch Aufbau vor. In der Praxis haben sich zwei Dokumente eingebürgert: Der Auftraggeber beschreibt im Lastenheft, was er braucht, der Auftragnehmer im Pflichtenheft, wie er es umsetzt. Bei kleineren Vorhaben fließt beides oft in ein gemeinsames Dokument, das dem Angebot beiliegt. Entscheidend ist nicht der Name, sondern ob sich jeder Satz später prüfen lässt. Einen Nutzen jenseits des Rechts hat das Dokument auch: Fachabteilung, Geschäftsführung und Datenschutz lesen dieselbe Fassung und können intern abstimmen, bevor ein Auftrag erteilt wird.

Rechtlich wirkt die Beschreibung an drei Stellen: Sie bestimmt den Umfang, den der vereinbarte Preis abdeckt, sie liefert die Maßstäbe der Abnahme, und sie entscheidet nach § 633 BGB, ob eine Abweichung ein Mangel ist. Fehlt sie oder bleibt sie vage, tritt an ihre Stelle die übliche Beschaffenheit, über die sich beide Seiten selten einig sind.

Was eine Leistungsbeschreibung für eine Ablösung enthalten muss

Soll eine gewachsene Access- oder Excel-Lösung ersetzt werden, reicht eine Liste gewünschter Funktionen nicht. Die Beschreibung braucht zusätzlich die alte Lösung als Bezugspunkt:

• Abgrenzung. Welche Bereiche abgelöst werden und welche vorerst in der alten Lösung bleiben.
• Regelliste. Die aus Abfragen, Formeln und Makros gelesenen Regeln, die nachgebaut werden, jeweils mit einem Beispiel aus dem Bestand.
• Bewusste Abweichungen. Regeln der alten Lösung, die nicht übernommen, sondern korrigiert werden.
• Datenübernahme. Welche Bestände übernommen werden, wie mit Dubletten umgegangen wird und wer über Zusammenführungen entscheidet.
• Vergleichsauswertungen. Welche Ergebnisse beider Systeme auf welchem Datenbestand übereinstimmen müssen.
• Mitwirkung. Zugänge, Datenkopie und die Ansprechperson im Betrieb, die Regeln bestätigen kann.

Vom Ist-Zustand zur prüfbaren Anforderung

Der Weg zu einer belastbaren Beschreibung beginnt nicht mit Wünschen, sondern mit dem, was heute passiert. Zuerst wird die bestehende Lösung auf einer Kopie gelesen und mit den Menschen durchgesprochen, die täglich damit arbeiten. Daraus entstehen zwei Listen: was die Lösung tatsächlich tut und was sich der Betrieb anders wünscht.

Erst wenn beide Listen abgeglichen sind, werden Anforderungen formuliert. So landet keine unbekannte Regel ungeprüft im Vertrag, und kein Wunsch wird mit einer Pflicht verwechselt. Nebenbei entsteht eine Dokumentation der alten Lösung, die bisher oft nur im Kopf einer einzelnen Person existierte.

Prüfbare Sätze statt Wunschformulierungen

Ein Satz taugt für die Beschreibung, wenn zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Prüfergebnis kommen. Das lässt sich an Gegenüberstellungen zeigen:

• „Die Auftragsübersicht ist übersichtlich“ lässt sich nicht prüfen; „die Auftragsübersicht zeigt je Auftrag Kunde, Liefertermin und Status und lässt sich nach jedem dieser Felder filtern“ schon.
• „Die Daten werden vollständig übernommen“ bleibt offen; „alle Aufträge ab einem vereinbarten Stichtag sind übernommen, und die Summe je Kunde stimmt mit der alten Lösung überein“ ist prüfbar.
• „Das System reagiert schnell“ ist Ansichtssache; ein benannter Vorgang mit vereinbarter Messbedingung ist es nicht.

Häufige Lücken

• Sonderfälle fehlen. Beschrieben ist der Normalfall, nicht der geteilte Auftrag, die Gutschrift oder der Kunde mit abweichenden Konditionen.
• Auswertungen fehlen. Berichte, die jeden Monat gebraucht werden, stehen nirgends, weil sie in der alten Lösung einfach da waren und niemand an sie gedacht hat.
• Rollen fehlen. Offen bleibt, wer was sehen, freigeben oder löschen darf.
• Der Übergang fehlt. Nicht geregelt ist, wie lange beide Lösungen nebeneinander laufen und wann die alte schreibgeschützt wird.
• Kein Verfahren für Änderungen. Neue Wünsche während der Umsetzung haben keinen Weg und vermischen sich mit dem vereinbarten Umfang.

Wie wir die Beschreibung mit dem Betrieb erarbeiten

Bei einer Ablösung lesen wir zuerst die bestehende Lösung aus und erarbeiten daraus mit dem Betrieb die Regelliste, die bewussten Abweichungen und die Vergleichsauswertungen. Diese Beschreibung liegt jedem Angebot als Anlage bei, und aus ihr stammen die Abnahmekriterien des jeweiligen Werkvertrags. Änderungen während der Umsetzung laufen über einen beschriebenen Nachtrag. Den gesamten Ablauf zeigt die Seite Softwareentwicklung.