Softwareentwicklung für gewachsene Eigenlösungen: Ihre Daten ziehen um, die Arbeit läuft weiter
Softwareentwicklung löst bei uns eine gewachsene Eigenlösung ab: die Access-Datenbank, die Excel-Mappe mit Makros oder das alte Programm, das nur noch eine Person versteht. Individuelle Softwareentwicklung heißt hier, dass Ihre Daten Etappe für Etappe umziehen und der Betrieb dabei weiterarbeitet. Vertragspartner ist eine deutsche GmbH, es gilt deutsches Recht und die DSGVO.
Der Anlass ist selten ein Neuprojekt. Der Betrieb ist über Jahre um eine selbst gebaute Lösung herum gewachsen, und heute hängen Aufträge, Preise oder Wartungstermine an einer Datei, die keiner mehr anzufassen wagt. Der Autor ist gegangen oder sitzt als Einziger auf dem Wissen; ein Office-Update genügt, und ein Makro bricht ab. Eigene Entwickler gibt es im Haus nicht, und eine Stelle nur dafür lohnt sich nicht. Was wir nicht tun: ERP- oder Buchhaltungspakete umbauen und Desktop-Programme für einzelne Windows-Rechner schreiben.
Für wen
- Betriebe, deren Auftragsabwicklung in einer Access-Datenbank steckt, die mit jedem weiteren Arbeitsplatz träger wird und Datensätze sperrt, sobald zwei Leute gleichzeitig daran arbeiten.
- Geschäftsführer, deren Kalkulation oder Disposition an einer Excel-Mappe mit Makros hängt, von der mehrere Kopien mit verschiedenen Ständen im Umlauf sind.
- Unternehmen, deren Eigenprogramm ein früherer Mitarbeiter oder ein freier Programmierer geschrieben hat, der nicht mehr erreichbar ist – und den Quellcode hat nie jemand gesehen.
- Betriebsleiter, die wissen, dass eine einzige Person die alte Lösung am Laufen hält, und dieses Risiko vor deren Urlaub oder Ruhestand auflösen wollen.
- Firmen, bei denen Wirtschaftsprüfung oder ein großer Kunde nach Rechten, Protokoll und Änderungshistorie fragt, die eine Datei nicht liefern kann.
Was Sie bekommen
- Bestandsaufnahme der gewachsenen Lösung
- Wir lesen die Altlösung, bevor wir etwas Neues planen: Tabellen, Abfragen, Formulare, Makros und die Regeln, die nur im Kopf der Nutzer stehen. Jede verborgene Regel wird aufgeschrieben und landet in der Leistungsbeschreibung, gegen die später abgenommen wird.
- Individualsoftwareentwicklung statt Nachbau der Datei
- Die neue Anwendung übernimmt, was die Datei geleistet hat, und ergänzt, was ihr gefehlt hat: Benutzerrollen, Freigaben, Historie, gleichzeitiges Arbeiten. Gebaut wird mit TypeScript, Node.js und PostgreSQL, die Oberfläche in React oder Angular, betrieben auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU.
- Datenübernahme im Parallelbetrieb
- Die Daten ziehen in Etappen um. Vorher bereinigen wir Dubletten und abweichende Schreibweisen, danach laufen Altlösung und neue Anwendung eine Weile nebeneinander. Abgeschaltet wird die alte Datei erst, wenn Auswertungen aus beiden übereinstimmen und Ihre Leute die Etappe im Alltag geprüft haben.
- Softwareentwicklung, die kein Wissen in einem Kopf lässt
- Zu jeder Etappe gehören Tests, eine Dokumentation der Fachregeln und eine Einweisung der Nutzer. Repository und Zugänge liegen bei Ihnen, damit die nächste Änderung nicht wieder an einer einzelnen Person hängt, auch nicht an uns.
Von der alten Datei zur abgenommenen Anwendung
Gespräch über die Altlösung
Sie zeigen uns, woran der Betrieb hängt, auf Wunsch mit Beispieldaten statt echten Kundendaten. Vor der Übergabe von Unterlagen schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Danach sagen wir offen, ob sich eine Ablösung lohnt oder ob eine stabilisierte Altlösung vorerst genügt.
Angebot mit Abnahmekriterien
Das Angebot legt fest, in welcher Reihenfolge Funktionen und Daten umziehen, beginnend mit dem Teil, dessen Ausfall am meisten stört. Zu jeder Etappe stehen die Kriterien für die Abnahme, dazu Vertragsform, Preismodell und Zeitrahmen.
Umbau in Etappen bei laufender Arbeit
Jede Etappe ist eine lauffähige Fassung, geprüft an einer Kopie Ihrer Daten, bevor Ihre Leute echte Vorgänge darin bearbeiten. Die Altlösung bleibt so lange als Rückfallebene erhalten, bis die Etappe abgenommen ist.
Abnahme und Abschalten der Altlösung
Abgenommen wird gegen die vereinbarten Kriterien, danach greift die Gewährleistung auf Mängel. Zum Schluss wird die alte Datei schreibgeschützt archiviert statt gelöscht, damit ältere Vorgänge nachschlagbar bleiben.
Abnahme statt Versprechen
Was abgenommen wird, steht vor dem Start im Angebot, nicht danach im Protokoll. Die Ablösung einer Eigenlösung beauftragen Sie im Werkvertrag: fester Preis je Etappe, Abnahme gegen die Leistungsbeschreibung, Gewährleistung auf Mängel. Ein Architekturkonzept vorab läuft im Dienstvertrag. Spätere Erweiterungen werden als eigenes Paket beauftragt, mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien.
Die Arbeit verteilt und verantwortet unsere Projektleitung; fällt jemand aus, übernimmt das Team – ohne neuen Suchlauf. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag; welche Daten eine Sprachmodell-Anwendung oder ein externer Dienst sieht, halten wir im Angebot fest. Mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über. Preise stehen im Angebot nach dem Gespräch.
Begriffe zum Thema
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Access-Datenbank ablösen: wann es Zeit ist und wie Daten und Regeln umziehen
Access trägt in vielen Betrieben seit Jahren Aufträge und Material. Woran man erkennt, dass die Lösung an ihre Grenzen kommt, welche drei Wege es gibt und in welchen Schritten der Umzug gelingt.
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Excel als Datenbank: Woran man erkennt, dass die Tabelle ein Programm geworden ist
Aus der Auftragsliste wird mit den Jahren ein Programm, nur ohne dessen Schutz. Woran man die Grenze erkennt, wo Excel die richtige Wahl bleibt und in welchen Schritten Daten in eine echte Datenbank umziehen.
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Quellcode und Nutzungsrechte: Was ein Auftraggeber tatsächlich bekommt
Den Programmtext zu haben und ihn verändern zu dürfen, sind zwei verschiedene Dinge. Was das Urheberrecht für beauftragte Software vorsieht, warum die Herausgabe des Codes vereinbart werden sollte und was in den Vertrag gehört.
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Wissensinseln in der Software: Wenn nur eine Person das Programm versteht
Solange die eine Person da ist, fällt es nicht auf. Wie Wissen über eine Eigenlösung an einem Kopf hängen bleibt, woran man das im Betrieb erkennt und wie es in Dokumentation, Prüffälle und Code wandert.
Was vor der Ablösung geklärt wird
Was kostet individuelle Softwareentwicklung?
Den Preis bestimmt die Altlösung: wie viele Tabellen, Makros und Nutzer es gibt, wie sauber die Daten sind und wie viele Regeln nirgends aufgeschrieben stehen. Nach der Bestandsaufnahme bekommen Sie ein Angebot mit festem Preis je Etappe im Werkvertrag.
Kann man eine Access-Datenbank ablösen, ohne Daten zu verlieren?
Ja, wenn die Übernahme geprüft wird statt an einem Stichtag zu passieren. Die Daten ziehen etappenweise um, jede Etappe wird an einer Kopie getestet, und die alte Datenbank bleibt erhalten, bis die Auswertungen übereinstimmen.
Was, wenn niemand mehr weiß, wie das alte Programm rechnet?
Dann rekonstruieren wir die Regeln aus der Datei selbst, aus den vorhandenen Daten und aus Gesprächen mit den Nutzern. Was sich nicht eindeutig klären lässt, steht als offene Frage in der Leistungsbeschreibung und wird mit Ihnen entschieden, bevor jemand es programmiert.
Wem gehört der Quellcode?
Mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über, zusammen mit Dokumentation und Zugängen. Welche Open-Source-Bibliotheken enthalten sind, steht als Liste im Vertrag.
An welcher Datei hängt bei Ihnen der Betrieb?
Nennen Sie uns die Access-Datenbank, die Excel-Mappe oder das Programm, ohne das bei Ihnen wenig läuft, und wer es heute versteht. Im Gespräch sagen wir, ob sich eine Ablösung lohnt, in welcher Reihenfolge – oder ob ein Standardprogramm genügt.