Parallelbetrieb statt Stichtag: Die alte Lösung läuft weiter, bis die neue sie eingeholt hat

Parallelbetrieb heißt: Die alte Eigenlösung bleibt in Betrieb, während die neue Anwendung dieselben Vorgänge verarbeitet, und abgeschaltet wird erst, wenn beide nachweislich dasselbe Ergebnis liefern. Für einen Betrieb, dessen Aufträge in einer Access-Datenbank oder einer Excel-Mappe leben, ist das der sicherere Weg als ein Stichtag, an dem alle gleichzeitig umsteigen.

Warum ein fester Umstellungstag die riskanteste Variante ist

Der Stichtag hat einen guten Ruf, weil er klar klingt: Am Freitag wird die alte Datenbank geschlossen, am Montag arbeiten alle in der neuen Anwendung. Auf dem Papier ist das der kürzeste Weg. In der Praxis setzt er voraus, dass jede Regel der alten Lösung bekannt und richtig nachgebaut ist. Genau das ist bei gewachsenen Eigenlösungen selten der Fall.

Eine Access-Anwendung, die über Jahre erweitert wurde, enthält Entscheidungen, die niemand mehr bewusst trifft. Ein Feld wird nur gefüllt, wenn ein bestimmter Kunde bestellt. Eine Abfrage rechnet Rabatte anders, sobald ein Auftrag in Teilen geliefert wird. Ein Makro verschiebt Termine, wenn das Lager einen Vermerk setzt. Solche Regeln kommen in keinem Vorgespräch zur Sprache, weil sie für die Beteiligten selbstverständlich sind. Am Montag nach dem Stichtag tauchen sie als Fehler auf, und die alte Lösung ist dann bereits geschlossen. Woran man erkennt, dass eine Access-Datenbank ablösen ansteht, beschreibt unser Lexikon.

Parallelbetrieb: zwei Systeme, ein Ergebnis

Beim Parallelbetrieb laufen beide Lösungen für einen abgegrenzten Bereich eine Zeit lang nebeneinander. Die Vorgänge dieses Bereichs landen in beiden Systemen, und am Ende eines Abschnitts werden die Ergebnisse verglichen: offene Aufträge, Summen je Kunde, Liefertermine, Lagerbewegungen. Jede Abweichung ist ein Hinweis auf eine Regel, die in der neuen Anwendung fehlt oder anders verstanden wurde.

Wichtig ist, was verglichen wird. Ein Blick auf die Oberfläche genügt nicht, denn zwei Masken können gleich aussehen und trotzdem verschieden rechnen. Verglichen werden Auswertungen, die der Betrieb ohnehin braucht, und zwar mit vorher festgelegten Toleranzen: Was muss exakt übereinstimmen, wo sind Rundungsunterschiede erklärbar? Diese Liste entsteht, bevor das Nebeneinander beginnt, und wird Teil der Abnahmekriterien.

Abgeschaltet wird bereichsweise. Stimmen die Auswertungen eines Bereichs über den vereinbarten Abschnitt hinweg, wird die alte Lösung für diesen Bereich schreibgeschützt und bleibt als Nachschlagewerk erhalten. Dann folgt der nächste Bereich.

19 686 Bestellungen ohne Dublette

Wie viel an einer sauberen Übernahme hängt, zeigt ein Vorhaben aus dem Handel. Dort sollten die Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM wandern, damit Vertrieb und Service mit einer vollständigen Historie arbeiten. Am Ende standen 19 686 Bestellungen im neuen System, ohne eine einzige Dublette.

Die Zahl selbst ist weniger interessant als der Weg dorthin. Eine Übernahme ohne Dubletten entsteht nicht dadurch, dass man Datensätze kopiert. Sie entsteht durch Regeln, die festlegen, wann zwei Einträge derselbe Kunde oder dieselbe Bestellung sind, und durch Vergleiche, die zeigen, ob diese Regeln tragen. Wer die Regeln erst nach dem Umzug prüft, räumt im laufenden Betrieb auf.

Was der Parallelbetrieb kostet

Dieses Verfahren ist nicht umsonst, und das gehört offen gesagt. Solange zwei Systeme laufen, entsteht Mehrarbeit: Entweder erfassen Mitarbeiter Vorgänge doppelt, oder eine Schnittstelle spiegelt die Daten, die dann ebenfalls gebaut und geprüft werden muss. Beides bindet Zeit in einer Phase, in der der Betrieb ohnehin mit der Umstellung beschäftigt ist.

Deshalb hat das Nebeneinander Grenzen. Es lohnt sich für Bereiche, in denen ein Fehler teuer wird: Aufträge, Rechnungen, Lagerbestände. Für eine Adressliste oder eine interne Übersicht genügt oft eine geprüfte Übernahme mit Stichproben. Welche Bereiche welches Verfahren bekommen, entscheiden wir gemeinsam mit dem Betrieb, bevor das Angebot geschrieben wird.

Eine zweite Grenze ist die Geduld der Belegschaft. Wer doppelt erfasst, will ein absehbares Ende sehen. Deshalb halten wir die Abschnitte kurz, schneiden die Bereiche klein und zeigen nach jedem Vergleich, wie viele Abweichungen noch offen sind. Ein Nebeneinander ohne sichtbaren Fortschritt verliert sonst genau die Leute, deren Rückmeldung es braucht.

Wie wir das Nebeneinander planen

Wir beginnen mit der alten Lösung selbst: Tabellen, Abfragen, Formulare und Makros werden gelesen, bevor die erste Maske der neuen Anwendung entsteht. Daraus wird eine Liste der Regeln und der Auswertungen, die am Ende übereinstimmen müssen. Diese Liste steht im Angebot, zusammen mit der Reihenfolge der Bereiche und dem Verfahren je Bereich. Jede Etappe ist ein Werkvertrag mit eigener Abnahme, und die alte Lösung bleibt so lange Rückfall, bis ihr Bereich abgenommen ist. Wie die Ablösung einer Eigenlösung insgesamt abläuft, steht auf der Seite Softwareentwicklung.