Excel als Datenbank: Woran man erkennt, dass die Tabelle ein Programm geworden ist

Excel als Datenbank zu nutzen heißt, Aufträge, Kunden oder Material dauerhaft in Tabellenblättern zu führen, mit Formeln zu verknüpfen und von mehreren Personen pflegen zu lassen. Das funktioniert erstaunlich lange, weil Excel vertraut und sofort zur Hand ist. Es endet meist, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und Fehler unbemerkt bleiben.

Excel als Datenbank: warum es so verbreitet ist

Excel ist auf fast jedem Arbeitsplatzrechner installiert, jeder kann eine Tabelle anlegen, und erste Ergebnisse sind sofort sichtbar. Genau diese Nähe macht es zum Standardwerkzeug für Abläufe, für die es nie ein Programm gab: die Auftragsliste der Werkstatt, die Materialplanung, die Übersicht offener Angebote. Oft beginnt es mit einer Person, die für sich Ordnung schaffen will, und irgendwann hängt die halbe Abteilung an derselben Datei.

Mit der Zeit wächst die Mappe: neue Blätter, Verweise zwischen Blättern, bedingte Formatierungen als Warnsystem, schließlich Makros, die Daten kopieren oder Berichte erzeugen. Aus der Tabelle ist ein Programm geworden, nur ohne die Eigenschaften, die ein Programm schützt.

Tabellenkalkulation und Datenbank: der Unterschied

Eine Tabellenkalkulation ist gebaut, um zu rechnen und darzustellen. Jede Zelle kann alles enthalten: eine Zahl, einen Text, eine Formel, einen Kommentar. Eine Datenbank dagegen ist gebaut, um Daten verlässlich zu speichern. Sie kennt feste Datentypen, Pflichtfelder und Beziehungen zwischen Tabellen, verhindert, dass ein Auftrag auf einen Kunden verweist, den es nicht gibt, und verarbeitet gleichzeitige Änderungen, ohne dass eine die andere überschreibt.

Dazu kommen Rechte und Protokoll. In einer Datenbankanwendung lässt sich festlegen, wer welche Datensätze sehen und ändern darf, und nachvollziehen, wer wann was geändert hat. In einer Excel-Datei sieht und ändert in der Regel jeder alles, der sie öffnen kann.

Woran man merkt, dass Excel als Datenbank nicht mehr trägt

• Versionen. Es kursieren Kopien mit Namenszusätzen wie „aktuell“ oder „neu“, und niemand weiß sicher, welche gilt.
• Überschriebene Formeln. Jemand tippt einen Wert in eine Zelle, in der eine Formel stand, und die Summe stimmt seitdem nicht mehr.
• Verweisketten. Blätter holen sich Werte aus anderen Blättern oder Dateien; wird eine Spalte eingefügt oder eine Datei verschoben, brechen Verweise unbemerkt.
• Gesperrte oder widersprüchliche Stände. Die Mappe ist gerade von jemand anderem geöffnet, oder gleichzeitige Änderungen führen zu Konflikten.
• Makros, die niemand anfasst. Ein Makro erzeugt den Monatsbericht, aber wie, weiß nur, wer es geschrieben hat.

Treten mehrere dieser Anzeichen gleichzeitig auf, ist die Datei zu einem Risiko für den Ablauf geworden, den sie tragen soll. Was geschieht, wenn die Logik einer solchen Mappe nur noch eine Person versteht, beschreibt der Artikel zu Wissensinseln in der Software.

Wo Excel die richtige Wahl bleibt

Excel ist kein schlechtes Werkzeug, nur das falsche für diese Aufgabe. Für Auswertungen, Planrechnungen, einmalige Analysen und Listen, die eine Person allein pflegt, bleibt es hervorragend. Auch nach einer Ablösung behält es oft seinen Platz: Die neue Anwendung hält die Daten, und für Auswertungen werden sie nach Excel exportiert, wo gerechnet und dargestellt wird, ohne dass die Datei selbst zur Quelle wird.

Der Weg zu einer echten Datenbank

1. Struktur lesen. Welche Blätter enthalten Daten, welche Auswertungen, und welche Formeln und Makros enthalten Regeln?
2. Stammdaten trennen. Kunden, Artikel und Mitarbeitende werden einmal geführt, nicht in jedem Blatt neu.
3. Datentypen festlegen. Ein Datum ist ein Datum, ein Betrag ein Betrag, Freitext wird zur Ausnahme.
4. Daten bereinigen und übernehmen. Uneinheitliche Schreibweisen und Dubletten werden vor dem Umzug geklärt.
5. Parallel prüfen. Die neue Anwendung und die alte Datei laufen eine Zeit nebeneinander, bis die Ergebnisse übereinstimmen.

Ob ein Zwischenschritt über Access sinnvoll ist, hängt vom Umfang ab. Meist lohnt er sich nicht, weil er eigene Grenzen mitbringt, die der Artikel Access-Datenbank ablösen beschreibt.

Wie wir eine Excel-Lösung ersetzen

Wir lesen die Mappe samt Formeln und Makros auf einer Kopie, halten die darin versteckten Regeln mit dem Betrieb fest und bauen daraus eine Webanwendung mit PostgreSQL-Datenbank, Rollen und Änderungsprotokoll. Die bereinigten Daten werden übernommen, die alte Datei bleibt bis zur Abnahme als Rückfall erhalten, und Exporte nach Excel für Auswertungen gehören auf Wunsch dazu. Den Ablauf beschreibt die Seite Softwareentwicklung.